Har du struktur?

Är du överväldigad vid varje månadsskifte, eller ännu värre, vid varje kvartalsskifte? Det är då du ägnar ett par arbetsdagar för att plocka fram underlag, leta fram kvitton och är mest frustrerad. Vid varje sånt tillfälle tänker du att du borde göra det här oftare för att det inte ska bli ett sådant stort jobb.

Själv har jag inplanerad administrationstid på fredagar. Att verkligen planera in det i almanackan och hantera det som vilket viktigt möte som helst tror jag är en nyckelfaktor. När man tänker efter, vad är viktigare än att ha koll på sitt företag?
För min del behövs det inte så många timmar. Det mesta görs på en förmiddag, om jag inte planerar in marknadsföringsarbete också. Då går det åt fler timmar.

Det finns några saker som jag har som rutin i princip varje dag.
– Öppna inkomna fakturor och lägger i hängmappen för leverantörsfakturor
– Kontrollerar att kundfakturor blivit betalda och skriver betaldatum på fakturan som finns i en hängmapp
– Tömmer plånboken på kvitton och sätter fast dem på papper och lägger i sin hängmapp

 

Vad gör jag då på fredagar?
– Bokföring för veckan som har gått, vilket betyder att jag gör ett utdrag från banken och plockar fram underlagen som är aktuella för veckan.
– Lägger in arbetad och fakturerbar tid i mitt tidsredovisningsprogram. Superbra sätt att ha koll på hur mycket som ska faktureras. Jag behöver inte hålla koll på noteringar i almanackan, eller på små papperslappar. De timmar som ska faktureras blir fakturerade.
– Fakturerar.

Jag använder hängmappar, mest för att jag tycker det är irriterande att hålla på att plocka papper in och ut ur pärmar. Det räcker att sätta in papper i pärmar när jag är klar.
Om jag behöver ha koll på vissa papper i en hängmapp, lägger jag dem i en plastmapp som åker tillbaka ner i hängmappen. Då har jag bara ett ställe att leta på efter viktiga papper som jag behöver till mitt administrationsarbete.

Vill du ha en mall att använda till dina kvitton?
kvittomall_bildSkriv in din epostadress nedan så får du direkt tillgång till filen.